Egy projekt sikerének kulcsát a feladatok megfelelő előkészítése jelenti. Az első lépés az alapos helyzetelemzés kell, hogy legyen, amelyet a tervezés és a végrehajtás előre átgondolt és megtervezett folyamata követ. A projektek tervezési fázisában létrejövő tervek a projekt ciklus elméletét jelentik, amely magába foglal minden olyan ötletet, helyzetelemzést, és munkatervet, amely adott projektek megvalósításához szükségesek.

Egy projekt 3 szakaszra bontható:

1. Létrehozás – a projekt megtervezése, programozási szakasz,

2. Megvalósítás – projekt tényleges végrehajtása, ahol az ötletek életre kelnek, illetve itt zajlik a monitoring szakasz is,

3. Lezárás – projekt befejezése, utóértékelés, tapasztalatok leszűrése.

A projektciklus a projekt összetevőinek meghatározásával jön létre, amelyet szakaszokra bonthatunk le. A projektciklus abban segít, hogy a vállalat betudja mutatni azokat a szakaszokat a projekt létrehozásában, amelyek kulcsfontosságúak.

Egy projekt létrehozásának első lépése, hogy meghatározásra kerüljön maga a projekt neve, célja, főbb irányelvei. Itt a piaci helyzet elemzésre kerül, valamint, hogy mennyire valósítható meg az üzleti elképzelés. Ezt követően a projekt részletesebb kidolgozása és megtervezése következik, amely során a projekt alapgondolatainak kifejtése a cél. A projekt előzetes kiértékelése hozzájárulhat az esetleges sikeres és buktató tényezők feltérképezésében, ez pedig szorosan kell, hogy kapcsolódjon egy projekt kidolgozásához. Ahhoz, hogy a vállalat felkészülten legyen jelen a piacon, és felkészült lehessen a piaci kihívásokra, amelyekkel találkozik, az elemzések elvégzése elengedhetetlen. A projekt megvalósítás során számos olyan döntést kell meghozni, amely jelentősen befolyásolja a projekt további működőképességét. Ismerni kell a törvény szabályozásait, a rendelkezésre álló erőforrásokat, a finanszírozási tényezőket, illetve minden a projekt megszervezésére és megvalósítására vonatkozó tényezőt. Ha ezek a tényezők megismerésre kerülnek, a következő lépés a hatékony beépítés lehet, amelyből a vállalat saját üzletpolitikájához tudja formálni a folyamatokat, a sikeresség érdekében. A projekt megvalósítása közben adott időközönként fontos elvégezni a szakmai ellenőrzéseket, az úgynevezett monitoring-controllingot. Ez abban segít, hogy megállapítható legyen, a projekt a tervezett ütemben és lépések mentén halad-e, az esetleges hiányosságok pedig felfedezhetők. A projekt zárása jelenti az utolsó lépést, amely értékeléssel, és az elért eredmények terjesztésével valósul meg.